ÅRSMÖTE
Hallands Drever Klubbs styrelse har beslutat att skjuta upp årsmötet 2021 till 2022
Nedan kan ni läsa CS sammanställda information från SKK:s föreningskommitté som beskriver hur årsmöten kan genomföras på ett godtagbart sätt eller skjutas på framtiden.
Årsmöten i Svenska Dreverklubbens lokalklubbar 2021
Inför lokalklubbarnas årsmöten 2021 har CS sammanställt information från SKK:s föreningskommitté som beskriver hur årsmöten kan genomföras på ett godtagbart sätt eller skjutas på framtiden.
Fysiska årsmöten är i rådande situation inte möjliga men skulle förutsättningarna ändras kan det åter bli aktuellt. De personer som inte kan eller vill delta på plats ska då ges möjlighet att delta på annat sätt. SKK:s föreningskommitté kommer att ge råd och vägledning om situationen förändras.
I dagsläget finns två möjligheter:
- Genomföra ett digitalt årsmöte 2021.
- Skjuta upp årsmötet till 2022.
Genomföra årsmöte 2021
Tidpunkt och kallelse
Oavsett vad respektive medlemsorganisations stadgar ställer för krav på årsmöten har Föreningskommittén beslutat att följande ska gälla för alla klubbar inom SKK-organisationen under 2021.
- Den senaste tidpunkten att genomföra årsmöte är den 30 juni 2021. SKK:s specialklubbar ansvarar för att samordna de möten som ska ske inom den egna organisationen och har rätt att fatta beslut om att underordnade klubbar ska hålla sina möten vid en tidigare tidpunkt.
- Kallelse till års- eller fullmäktigemöte ska ske via e-post och hemsida och utfärdas senast 21 dagar före mötet. Föreningskommittén rekommenderar SKK:s medlemsorganisationer att uppmana medlemmar att skicka in sina e-postadresser för att möjliggöra kallelse.
Medlemsorganisationerna är fria att själva besluta om formerna för mötet förutsatt att de grundläggande krav som listas nedan är uppfyllda och att mötet genomförs i enlighet med klubbens stadgar undantaget nedan dispenser.
Digitala årsmöten
Grundläggande krav:
- En beskrivning av hur och när mötet kommer att genomföras ska tillsammans med möteshandlingar, inklusive valberedningens förslag, publiceras på klubbens hemsida eller skickas via e-post till samtliga medlemmar senast tio dagar före mötet.
- Protokollet ska innehålla redogörelse för den metod som använts för närvaro- och medlemskapskontroll samt upprättande av röstlängd.
- Protokollet ska innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.
Dispenser:
- Det är tillåtet att kräva att medlemmar i förväg anmäler sitt deltagande vid årsmötet. Beslutet gäller endast digitala årsmöten under 2021 och föranmälan får som tidigast stänga sju dagar före mötet. Hänvisning till föranmälan ska finnas med i kallelsen.
- Det är vid ett digitalt årsmöte tillräckligt att avhandla en förenklad dagordning, bestående av minst följande dagordningspunkter:
- Justering av röstlängd
- Val av ordförande för mötet
- Styrelsens anmälan om protokollförare vid mötet
- Val av justerare
- Beslut om närvaro- och yttranderätt
- Fråga om mötet blivit utlyst enligt gällande regelverk
- Fastställande av dagordningen
- Redovisning av föregående verksamhetsår
- Fastställande av balans- och resultaträkning
- Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
- Beslut om rambudget
- Val av styrelse
- Val av revisorer
- Val av valberedning
- Beslut om omedelbar justering av p. 12-14
Skjuta upp årsmötet till 2022
Klubbar som har haft sina årsmöten under 2020 har en generell dispens att skjuta på årsmötet 2021 och istället genomföra det 2022. Dispensen gäller om revisorerna inte har anmärkt på styrelsens förvaltning av klubben. Ett beslut att skjuta upp årsmötet innebär att alla mandattider förlängs med ett år.
Om klubben uppfyller ovan nämnda krav ska årsmöte ändå hållas på begäran av
- 1/3 av medlemmarna
- SKK eller närmast överordnade klubb i organisationen
- Revisorerna
Beslutet att skjuta upp årsmötet ska fattas och delges medlemmarna så fort som möjligt men som senast före den sista tidpunkten för kallelse. Beslutet ska delges medlemmarna via hemsida eller e-post.
Efterföljande årsmöte
Vid det årsmöte som kommer närmast efter ett inställt årsmöte ska två verksamhetsår avhandlas.
– Den ekonomiska redovisningen ska ske årsvis med beslut om att fastställa redovisningen för respektive år.
– Verksamhetsberättelsen kan antingen föredras årsvis eller sammanhängande över en två års period.
– Beslut om ansvarsfrihet fattas för hela perioden sedan föregående årsmöte.
– Samtliga mandattider i styrelsen förlängs med ett år. Är det årsmötet 2021 som ställs in ska årsmötet 2022 genomföra de val som skulle ha genomförts året dessförinnan.
För det fall någon avgått från sitt uppdrag ska fyllnadsval ske för den tid personen eventuellt hade kvar på sitt mandat.
– Rösträtt tillkommer den som är medlem vid tidpunkten för årsmötet.
Ordinarie årsmöte
Vid årsmöte som avser två verksamhetsår ska följande ärenden förekomma:
- Justering av röstlängd.
- Val av ordförande för mötet.
- Styrelsens anmälan om protokollförare vid mötet.
- Val av två justerare som tillsammans med mötesordförande ska justera protokollet. De valda justerarna är dessutom rösträknare.
- Beslut om närvaro- och yttranderätt förutom av klubbens medlemmar.
- Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst.
- Fastställande av dagordningen.
- Styrelsens verksamhetsberättelse med balans- och resultaträkningar, redogörelse för arbetet med avelsfrågor samt revisorernas berättelser.
- a) Fastställande av balans- och resultaträkning för 202X b) Fastställande av balans- och resultaträkning för 202X samt beslut om uppkommen vinst eller förlust.
- Styrelsens rapport om de uppdrag föregående årsmöte givit till styrelsen.
- Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen för 202X och 202X.
- A. Beslut om styrelsens förslag till verksamhetsplan. B. Beslut om avgifter för kommande verksamhetsår. C. Beslut om styrelsens förslag till rambudget.
- Beslut om antalet ledamöter och suppleanter enligt § 8 dessa stadgar
- Val av ordförande, ordinarie ledamöter och suppleanter i styrelsen enligt § 8 samt beslut om suppleanternas tjänstgöringsordning.
- Val av två revisorer och två revisorssuppleanter enligt § 9 i dessa stadgar.
- Val av valberedning enligt § 10 i dessa stadgar.
- Beslut om omedelbar justering av punkterna 13 – 16.
- Övriga ärenden som av styrelsen hänskjutits till årsmötet eller som senast ………. anmälts till styrelsen. Anmälan av sådant ärende ska vara skriftlig. Till ärendet ska styrelsen för behandling på årsmötet avge utlåtande och lämna förslag till beslut.
Väcks vid ordinarie årsmöte förslag i ett ärende som inte finns medtaget under punkt 17 kan, om årsmötet så beslutar, ärendet tas upp till behandling men inte till beslut.
Förenklat årsmöte
Vid förenklat årsmöte som avser två verksamhetsår ska följande ärenden förekomma:
- Justering av röstlängd
- Val av ordförande för mötet
- Styrelsens anmälan om protokollförare vid mötet
- Val av justerare
- Beslut om närvaro- och yttranderätt
- Fråga om mötet blivit utlyst enligt gällande regelverk
- Fastställande av dagordningen
- Redovisning av verksamhetsåren 20XX och 20XX
- Fastställande av balans- och resultaträkning a) För 20XX b) För 20XX
- Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen för verksamhetsåren 20XX och 20XX
- Beslut om rambudget
- Val av styrelse
- Val av revisorer
- Val av valberedning
- Beslut om omedelbar justering av p. 12-14
